Gehört eine Entschädigung des Arbeitgebers für die Benutzung des privaten Arbeitszimmers zum steuerpflichtigen Lohn? 

Grundsätzlich stellen Entschädigungen für die Nutzung privater Arbeitszimmer oder Lagerräume steuerpflichtigen Lohn dar. Der Hintergrund dieser bislang geltenden Behandlung ist vereinfacht gesagt, dass es sich hier nicht um Spesen, sondern – wenn überhaupt  – um Ersatz von Berufsauslagen handelt. Für diese wird im Veranlagungsverfahren abgeklärt, ob sie steuerlich abzugsfähig sind. Auch sind die Entschädigungen grundsätzlich sozialversicherungspflichtig, wenn es sich dabei um steuerlich nicht anerkannte Berufsauslagen handelt bzw. diese gemäss Wegleitung über den massgebenden Lohn der AHV (Randziffer 3002/3003) nicht beruflich veranlasst sind. Die Trennung war aber nicht in allen Fällen eindeutig, es sind uns durchaus Spesenreglemente bekannt, welche Homeoffice-Entschädigungen als Spesen behandeln.

BDO AG

Berufsauslagen

Entschädigungen für die gelegentliche Benutzung des privaten Arbeitszimmers für geschäftliche Zwecke ausserhalb der eigentlichen Arbeitszeit (z. B. nach Feierabend, Wochenenden) bei grundsätzlichem Vorhandensein eines Arbeitsplatzes am Arbeitsort stellen keine Spesen, sondern Gewinnungskosten / Berufs kosten gemäss einleitenden Bemerkungen dar und sind grundsätzlich steuerbarer und sozialversicherungspflichtiger Lohnbestandteil.

Kann bei Homeoffice das private Arbeitszimmer steuerlich abgezogen werden?

Unselbstständigerwerbende können Kosten, die im direkten Zusammenhang mit der Berufsausübung stehen, grundsätzlich als Berufskosten in ihrer Steuererklärung abziehen. Dabei handelt es sich insbesondere um Fahrkosten zwischen Wohn- und Arbeitsort, Mehrkosten der auswärtigen Verpflegung sowie die übrigen für die Ausübung des Berufes erforderlichen Kosten. Letztere beinhalten auch die Kosten für ein beruflich bedingtes Arbeitszimmer in der Privatwohnung oder im Wohneigentum.

Steuerpflichtige Personen können gemäss Rechtsprechung und herrschender Lehrmeinung unter folgenden kumulativen Voraussetzungen die selbst getragenen Kosten eines privaten Arbeitszimmers in der Steuererklärung abziehen (der Abzug tritt anstelle des Pauschalabzugs für übrige Berufskosten):

— wesentliche und regelmässige Tätigkeit im Homeoffice (kantonale Regelungen unterschiedlich: i. d. R. mind. ein Drittel bis 40% der Arbeitszeit);

— der Arbeitgeber stellt dem Arbeitnehmenden keinen Arbeitsplatz zur Verfügung oder die Benutzung ist nicht zumutbar oder nicht möglich;

— Ausscheidung eines Raumes in der Wohnung, welcher tatsächlich und hauptsächlich als Arbeitsplatz genutzt wird (d. h., man richtet sich sein Homeoffice nicht in einer Ecke des Schlafzimmers ein).

Schwieriger wird die Abgrenzung, wenn der Arbeitgeber zwar Arbeitsplätze zur Verfügung stellt, jedoch nicht für das gesamte Personal (Smart-Working-Konzepte). In einem einschlägigen Urteil vom 31. Mai 2018 (BGer 2C_1033/2017) hat das Bundesgericht entschieden, dass bei einer «Arbeitsplatzratio» von 0,8 (d. h., dass der Arbeitgeber für 80 Prozent des Personals einen Arbeitsplatz zur Verfügung stellt) nicht ein erheblicher Teil der Arbeitsleistung im Homeoffice erbracht wird und damit die Voraussetzungen für den Arbeitszimmerabzug steuerlich nicht gegeben sind.

Die Abzugsfähigkeit der Kosten eines privaten Arbeitszimmers ist in der Praxis vielfach umstritten und wird nach wie vor restriktiv gehandhabt. Im Zuge der Corona-Krise ist die Zahl unterschiedlicher Konzepte gross. Es dürften individuelle Vereinbarungen und Spezialregelungen bestehen, womit jeder Fall einzeln zu beurteilen ist.

Letztlich handelt es sich bei der Steuererklärung um eine Selbstdeklaration. Wer (in seinen Augen notwendige) Auslagen für ein Homeoffice hat, kann diese geltend machen; im schlechtesten Fall wird der Abzug nicht gewährt. Natürlich ist eine konsequente Deklaration gefordert. Macht man geltend, im Homeoffice zu arbeiten und hierfür Kosten zu haben, fallen für diese Tage im Umkehrschluss Abzüge für auswärtige Verpflegung oder Arbeitsweg weg.

Es ist damit zu rechnen, dass sich die Steuerbehörden bezüglich konkreter Handhabung in Zukunft äussern werden bzw. eine Veranlagungspraxis entwickelt werden muss. Erste Steuerverwaltungen haben beispielsweise publiziert, dass während der Zeit des Lockdowns bzw. in der Steuerperiode 2020 die Berufskosten für Unselbstständigerwerbende (Fahrkosten zwischen Wohn- und Arbeitsort, Verpflegungskosten) ungeachtet allfälliger Homeoffice-Tage ungekürzt geltend
gemacht werden können.

Auch der Kanton AG hat sich diesem Regime angeschlossen und wird in der Steuerperiode 2020 und 2021 den besonderen Umständen während der Pandemie Rechnung tragen und zur Vereinfachung der Deklaration beim Homeoffice die Berufskosten (Fahrtkosten, Verpflegungskosten und Pauschalabzug) so gewähren, wie wenn sie ohne besondere Massnahmen angefallen wären. Insbesondere findet keine Kürzung der Homeoffie-Tage statt. Im Gegenzug wird kein Abzug für die Homeoffice-Kosten akzeptiert.

Beispiel

Berechnung: Abzug privates Arbeitszimmer bei einem 5½-Zimmer-EFH mit Eigenmietwert von CHF 36 000 pro Jahr.

Eigenmietwert CHF 36 000 bei 7½ Zimmern (5½-Zimmer-Wohnung + 2 Nebenräume) × 1 Arbeitszimmer = steuerlicher Abzug: CHF 4800.

Anmerkung: Die meisten Steuerverwaltungen verlangen den Einbezug von zwei Nebenräumen bei der Berechnung der abzugsfähigen Kosten. Wird das Arbeitszimmer nicht ausschliesslich für berufliche Zwecke verwendet, so ist für die private Nutzung in der Regel ein angemessener Privatanteil zu berücksichtigen.

Exkurs: Übersteigen die Kosten für das Arbeitszimmer den Pauschalabzug für übrige Berufskosten (entweder effektive Kosten oder Pauschalabzug; keine Kumulation möglich) und werden dementsprechend die effektiven Kosten anstelle der Pauschale geltend gemacht, lohnt es sich, zusätzlich zu prüfen, ob auch andere effektive übrige Berufskosten wie z. B. Fachliteratur, Beiträge an Berufsverbände, Berufskleider, Hard-/Software usw. in der Steuererklärung geltend gemacht werden können.

Schlussfolgerung

Moderne Arbeitsplatzkonzepte und die zunehmende Digitalisierung der Arbeitswelt werden dem Homeoffice zunehmend Aufschwung verschaffen. Das Arbeiten von zu Hause aus bringt jedoch eine Vielzahl steuerlicher Fragestellungen mit sich – sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmende. Es empfehlt sich, die Homeoffice-Policy, Arbeitsplatzkonzepte und individuelle Spezialregelungen frühzeitig nach steuerlichen Gesichtspunkten zu analysieren.

Markus Häller, Rechtsanwalt, dipl. Steuerexperte Partner BDO AG